Planung eines Volksfestes

Wird ein Volksfest geplant, müssen schon vorab neben organisatorischen Fragen auch solche der Qualitätssicherung berücksichtigt werden. Zu den organisatorischen Aufgaben zählen beispielsweise die Vermessung des Festplatzes, die Zuteilung der Stellplätze und die Überwachung des Aufbaus. Die Einhaltung des bereits in der Ausschreibung definierten Platzkonzepts muss kontrolliert werden. Ferner sind die bei der Beauftragung vereinbarten Werbemaßnahmen einzuleiten. Der Veranstalter ist zudem verantwortlich für die Einhaltung und Organisation der Sicherheits- und Ordnungsvorschriften.

Die Maßnahmen zur Qualitätssicherung unterliegen meist einer gemeinsamen Vereinbarung zwischen Veranstalter und Schaustellerbetrieben. Darin sind Mindest-Qualitätsstandards definiert und welche Konsequenzen sich bei einer Nichteinhaltung derselben für Schausteller oder Veranstalter ergeben. Natürlich ist eine Überwachung der Einhaltung der vereinbarten Qualitätsstandards erforderlich sowie die Begleitung des laufenden Spielbetriebes. Dazu müssen die Ansprechpartner für die Schausteller, sofern Probleme in der Durchführung auftreten, benannt sein. Nicht unerwähnt sollte bleiben, dass auch die Einhaltung von gemeinsam verabredeten Aktionen bei den Schaustellern überwacht werden muss.

Zunächst beginnt ein Fest jedoch mit der Planung von Konzept, Werbung, Ablauf und daraufhin mit der Ausschreibung durch die Veranstalter. In der Ausschreibung ist das Veranstaltungsdatum in Absprache mit der lokalen Konkurrenz zu anderen Festen zu berücksichtigen. Für das beabsichtigte Fest wird ein eigenes Profil entwickelt, es erhält eine Identität. In Relation zu der erwarteten Besucherzahl und Kaufkraft werden die Größe des Festes und die Anzahl der Geschäfte festgelegt. Basierend auf diesen Faktoren wird nun ein Anforderungsprofil bezüglich der Auswahl der Schausteller (in Abstimmung mit den Verbänden) getroffen. Vorteilhaft ist stets eine Mischung aus "Bekannt und Bewährt" mit neuen Angeboten.

Bei der Erstellung des Platzkonzeptes müssen mehrere Aspekte berücksichtigt werden. Hat das Fest ein spezielles Thema, muss dies bei der Planung im Vordergrund stehen. Das Leitangebot für verschiedene Zielgruppen muss klar herausgestellt werden.
Der Standort für die Aufstellung von Neuheiten will gut überlegt sein, so genannte Mini-Geschäfte müssen angemessen verteilt werden. Erforderliche Ruhezonen, Toiletten, Zugänge und die Müllentsorgung sind zu beachten. Die Ausstattung des Platzes sollte als Bestandteil der Ausschreibung aufgeführt sein. Zur Ausstattung gehören Bänke und Ruhezonen, Hinweisschilder, Geldautomat und ähnliches. Fragen der Beleuchtung, Öffnungszeiten, etc. und andere Qualitätsmerkmale werden ebenfalls aufgelistet.

In Abstimmung mit den Schaustellerfachgruppen werden ebenfalls Events oder gemeinsame Aktionen in der Ausschreibung festgehalten. Ein weiterer Bestandteil der Ausschreibung ist die Festlegung von Werbemaßnahmen und des transparenten Werbebudgets.

Letztendlich sollte abgestimmt werden, wie lokale Vereine und Unternehmen sowie Prominenz in die Planung eingebunden werden sollen. Meist ist dadurch eine erhöhte Identifikation mit dem Fest verbunden.